ECM – Enterprise Content Management – é o gerenciamento de conteúdos empresariais.  

ECM – Enterprise Content Management: o que isso significa e qual é a importância desse gerenciamento dentro de uma empresa? 

Para você ter uma ideia, de acordo com uma pesquisa da Business Software Alliance – BSA, diariamente são criados mais de 2,5 quintilhões de bytes no mundo todo. Nesse sentido, esse número soa tão estranho aos ouvidos que é até difícil de imaginar o que ele significa, não é mesmo?  

Ok! Você quer um dado mais assustador ainda? Ainda de acordo com a mesma pesquisa aponta que cerca de 90% dos dados existentes no planeta foram criados nos últimos 5 anos! Apenas 10% de toda essa informação foi criada antes disso. 

Bem, com esse tanto de informação girando por aí, a coleta, armazenamento e a segurança desses dados precisa ser feita de maneira muito detalhista e minuciosa. 

E é aqui mesmo que o conceito de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, ou simplesmente ECM, entra. Ele é o conjunto de ferramentas utilizadas no gerenciamento desses dados, desde a captura até a publicação ou armazenamento do mesmo. 

Conheça agora os 5 componentes do ECM – Enterprise Content Management definidos pela Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens  e como eles funcionam! 

1 – CAPTURA

A coleta dos dados pode ser feita de várias formas: conversão de documentos em papel para o digital, dados enviados através de um aplicativo, dispositivo ou software etc. 

Porém, não vale somente coletar, mas, sim, organizar tais dados para que essas informações sejam facilmente localizadas e distribuídas de forma ordenada. 

2 – GERENCIAMENTO

Depois de capturar os dados e organizá-los, é preciso gerenciar as informações a partir de 3 pontos: a conexão, modificação e aplicação dessas informações. Tudo isso, de preferência, feito por meio de um software com possibilidade de acesso remoto. Uma nuvem, por exemplo. 

3 – ARMAZENAMENTO

Agora que os dados estão digitalizados e disponíveis online, é preciso ficar ainda mais atento na organização e segurança deles: é necessário lembrar de realizar backups recorrentes, fazer sempre as atualizações necessárias e separá-los por pastas organizadas para que todos os colaboradores tenham acesso rápido, fácil e intuitivo, minimizando, assim, a possibilidade de causar confusão nos arquivos. 

4 – PRESERVAÇÃO 

Quando se trata de informações, principalmente as sigilosas, todo cuidado é pouco. Por isso, lembre sempre de manter os dados protegidos com senhas (nada de usar aquelas clichês), criptografia, autenticação de 2 fatores e outros métodos de segurança. Cuidado também com quem você compartilha os acessos. 

5 – ENTREGA

Ok! Agora que tudo está em ordem, e seguro, os dados disponibilizados podem ser facilmente encontrados através de buscas e/ou filtros dentro da plataforma. A integração de sistemas pode ajudar e já gerir a entrega de tais conteúdos para os seus respectivos responsáveis. Dessa forma, todo o processo é agilizado e automatizado, diminuindo drasticamente a possibilidade de falha na entrega. 

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