Kanban é um método de gestão de fluxo de trabalho lean, utilizado para definir, gerenciar e otimizar serviços. O trabalho é representado por quadros Kanban, que permitem melhorar a entrega do trabalho em diversas equipes e lidar com projetos mais complexos em um único ambiente. Dessa forma, é possível visualizar todo o trabalho e maximizar a eficiência.

O método Kanban

Esse método tem origem do final da década de 1940, no Sistema Toyota de Produção. A abordagem representa um sistema em que a produção era baseada por demanda, diferente da prática padrão de produzir determinada quantidade e empurrar para o mercado.

Assim, com o Kanban sendo originado da manufatura,mais tarde tornou-se um método muito utilizado por equipes de desenvolvimento de software ágil. Hoje, já é reconhecido e difundido por unidades de negócios em vários setores.

De fato, o Kanban como conhecemos hoje é datado de 2007, após deixar as empresas automotivas e se expandir para setores industriais e comerciais. 

O quadro Kanban mais simples conta com três colunas: “Pedido”, “Em Progresso” e “Concluído”. Assim, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando gargalos e fatores que possam atrapalhar as práticas de trabalho.

Princípio do Kanban

Princípios de Gerenciamento de Mudanças

• Comece com o que você faz agora;
  
  
• Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas;
  
  
• Incentivar atos de liderança em todos os níveis.
  
  

Princípio 1 – Comece com o que você faz agora

O método Kanban é flexível e pode atuar sobre fluxos de trabalho sem interromper o que está em vigor. Ele reconhece que processos, funções e responsabilidades têm valor e podem ser preservados. Assim, ele destaca pontos a serem abordados e otimizados, planejando mudanças menos disruptivas possíveis.

Princípio 2 – Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas

Projetado para encontrar pouca resistência, o método incentiva pequenas mudanças evolutivas no processo atual. Entretanto, vale lembrar que mudanças radicais não fazem parte do objetivo, uma vez que geram resistência por medo ou incerteza.

Princípio 3 – Incentivar atos de liderança em todos os níveis

A liderança em todos os níveis gera percepções cotidianas capazes de promover uma mentalidade de melhoria contínua. Dessa forma, ajuda a alcançar o desempenho ideal em nível de equipe, departamento e empresa.

Princípios da entrega de serviço

• Foco nas necessidades e expectativas dos clientes;
  
  
• Gerenciar o trabalho;
  
  
• Rever regularmente a rede de serviços.
  
  

Princípio 1 – Foco nas necessidades e expectativas dos clientes

Toda organização deve ter o cliente como foco. Desse modo, é possível compreender necessidades e expectativas dos clientes e garantir a qualidade do serviço.

Princípio 2 – Gerenciar o trabalho

O gerenciamento do trabalho é fundamental para garantir que os colaboradores se auto-organizem em torno do trabalho. Assim, você se concentra nos resultados desejados e reduz o ruído criado pelo micro-gerenciamento.

Princípio 3 – Rever regularmente a rede de serviços

A abordagem de serviços precisa ser avaliada de maneira contínua visando promover uma cultura de atendimento ao cliente. Com revisões regulares e avaliações das políticas de trabalho, o método Kanban estimula a melhoria dos resultados.

Benefício do Kanban

Maior visibilidade do fluxo

O cerne do Kanban é permitir a visualização do fluxo. Dessa forma, o método se transforma em um hub de informações, garantindo que todos estejam na mesma página, uma vez que todas as tarefas são visíveis.

Maior velocidade de entrega

Os gerentes de processos conseguem monitorar as atividades e analisarem a distribuição do trabalho. Com visão clara dos trabalhos concluídos, é possível identificar gargalos das etapas mais demoradas. Logo, se torna mais fácil enfrentar esses desafios e melhorar o fluxo, otimizando a taxa de entrega.

Alinhamento de objetivos e execução

É mais fácil alinhar objetivos estratégicos com o cotidiano das equipes graças a transparência, incentivo de feedback e reuniões regulares. Esse alinhamento permite que as equipes façam mudanças de prioridade de acordo com mudanças do mercado ou pedidos do cliente.

Melhor previsibilidade

Os quadros Kanban permitem entender o processo em profundidade com métricas de fluxo. Com a compreensão do tempo gasto nas atividades, é possível melhorar a previsão sobre entregas futuras baseada em dados históricos.

Melhora na satisfação do cliente

A prática Kanban orienta a reduzir o desperdício de trabalho em tarefas que não são tão necessárias. Assim, aplicando técnicas de visualização e introduzindo limites de trabalho ao processo, você tem a garantia que o resultado final seja ajustado às expectativas do cliente.

Principais termos do Kanban

• Quadro Kanban: o quadro Kanban é um dos principais elementos do método Kanban e serve para visualizar todos os itens de trabalho. Deve ser subdividido em pelo menos 3 colunas – pedido, em andamento, concluído – para representar as diferentes fases do processo;
  
  
• Cartões Kanban: os cartões Kanban são representações dos diversos itens de trabalho que se movimentam em um painel Kanban. Eles incluem informações cruciais sobre as tarefas, como descrição, prazo, tamanho, responsáveis, entre outros;
  
  
• Colunas: essas dividem o painel Kanban verticalmente, cada uma representando uma etapa distinta do fluxo de trabalho. Cada painel Kanban contém 3 colunas básicas. Dependendo da complexidade do processo de trabalho, essas três etapas podem ser subdivididas em várias subcolunas menores;
  
  
• Faixas: são faixas horizontais que dividem um painel Kanban em seções. As equipes as utilizam para separar visualmente diferentes tipos de trabalho no mesmo painel e organizar tarefas semelhantes juntas;
  
  
• Tempo de Execução: inicia quando uma nova tarefa entra na fase “Em andamento” do fluxo de trabalho e alguém começa a trabalhar efetivamente nela;
  
  
• Tempo de Atendimento: começa quando uma nova tarefa é solicitada (independentemente de alguém já estar trabalhando nela) e termina quando a tarefa sai finalmente do sistema;
  
  
• Taxa de Fluxo: o número de itens de trabalho que passam (são concluídos) em um sistema ou processo durante um período específico. A taxa de fluxo é um indicador-chave que demonstra a produtividade da equipe ao longo do tempo;
  
  
• Trabalho em Progresso (WIP): refere-se à quantidade de trabalho em que uma equipe está atualmente envolvida e que ainda não foi concluída;
  
  
• Limites de WIP: estabelecer limites para o trabalho em progresso significa restringir o número de tarefas nas quais uma equipe pode trabalhar simultaneamente para evitar sobrecarga e mudanças frequentes de contexto;
  
  
• Classes de Serviço: conjunto de políticas que auxiliam as equipes ágeis na priorização de itens de trabalho e projetos;
  
  
• Ciclos Kanban: são reuniões periódicas que impulsionam mudanças graduais e a entrega de serviços que são “adequados ao propósito”;
  
  
• Software Kanban: refere-se a sistemas digitais que possibilitam a aplicação das práticas e princípios Kanban por diversas equipes e organizações, independentemente do tamanho.
  
  

Metodologias ágeis

A metodologia ágil é fundamental para promover uma cultura de colaboração e engajamento da equipe, garantindo interatividade, colaboração, autonomia e entrega de valor. Por isso, é tão importante nas empresas.

Portanto, a prática Kanban é uma das metodologias ágeis que garantem flexibilidade, ajuste e melhoria na condução de projetos, graças a transparência, feedback, experimentação, aprendizado e colaboração.

 

Especialização em Gestão de Processos e Métodos Ágeis

Como vimos, a aplicação de técnicas de metodologias ágeis são importantíssimas no mercado. Dessa forma, o profissional que domina metodologias como Kanban, costuma ser bastante requisitado e valorizado em empresas de diversos segmentos. 

Portanto, a Pós-Graduação em Gestão de Processos e Métodos Ágeis da UNISUAM vai preparar você para analisar os processos aplicados em uma empresa e, você vai se tornar peça-chave, garantindo a otimização de tarefas, elaborando indicadores de gestão e planejando a execução e controle de projetos.

Com o mercado em expansão, você vai desenvolver conhecimentos em métodos como Kanban, até design thinking. Assim, você estará pronto para atuar em empresas de pequeno a médio porte e de qualquer ramo da economia.

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